Tạo danh mục và quản lý tập tin trên Excel

Bạn muốn quản lý tập tin của mình trên một file excell:

🍏🍏Tiện ích

✅ Biết được mình đang có những gì, ngay cả khi không mở máy lên.

✅ Đỡ tốn thời gian tìm kiếm khi bạn đồng bộ lên đám mây.

✅ Phát hiện được những file trùng, file bị lỗi, tiết kiệm bộ nhớ.
✅ Sàng lọc, tìm kiếm và truy cập vào file nhanh.
✅ Có thể dùng những thông tin này để nhập vào Endnote

(Click vào ảnh để phóng to)

Ví dụ tôi quản lý thư mục Study ở hình bên trên gồm các cột: Thư mục gốc, Số tập tin trong thư mục, thư mục con, Nhấn vào để mở file, Tên file (mỗi loại tài liệu là 1 màu khác nhau), kích thước (tùy vào kích thước lớn nhỏ mà định dạng sẽ khác nhau), số trang, năm xuất bản (sách), chiều dài, chiều rộng file, đuôi, ngày tạo-truy cập, chỉnh sửa, loại tài liệu (Tiểu luận, giáo trình, bài giảng, sách).

🍏🍏Những thứ cần chuẩn bị:
Các tập tin và thư mục cần được sắp xếp ngăn nắp trước, nếu không làm cũng vô dụng
1. Các phần mềm có chức năng loại bỏ tập tin trùng lập (Ace Ultilities, IOBit…): Tìm và xóa các tập tin trùng lặp tên/ ngày/ kích cỡ/ content, MD5
2. Excel
3. Các Excel add-ins (Asap Ultilities, Kutools) hoặc các phần mềm dạng Directory Listing mà có thể xuất ra được dạng file XLS, CSV.
4. Các phần mềm có chức năng Multi-rename (Total commander, Xplorer2,…)
5. Các phần mềm có chức năng PDF pages/ TIFF counter: đếm số trang PDF
🍏🍏Thực hiện
a. Quét và loại bỏ các tệp trùng lặp
b. Rename tất các tập tin và thư mục (nếu không làm điều này từ đầu khi setup toàn bộ cấu trúc thu mục thì sẽ tốn rất nhiều thời gian) theo cấu trúc nhất định mà sau này bạn có thể sử dụng nó như một điều kiện để lọc:
VD: Các file sách có định dạng *(năm xb).pdf, Tiểu luận: *-TL.pdf, Bài giảng: *-BG.pdf/ppt…..
c. Mở Excel, dùng PM 3 tạo list các tập tin có trong ổ đĩa hoặc thư mục, bạn có thể lựa chọn các nội dung cần xuất (Tên, Liên kết, Folder name, date created, pages, size, file type,…) và các điều kiện lọc. Lưu ý:
* Phần mềm sẽ xuất ra các file Temps của hệ thống, temps MS Word,… bạn chỉ cần xóa đi là OK. Các file có tên nhưng ko hiển thị được nội dung thì hoặc file đó hỏng hoặc là tên file/ thư mục quá dài hoặc thư mục quá nhiều cấp và tên file dài. Chỉ cần rename lại tên folder hoặc file, trường hợp này không thể rename được bằng cách đổi tên trong Win, mà phải dùng một phần mềm 4. Lặp lại bước c.
* Đối với Pages: chỉ hiện thị số trang đối với file Word. Có một vài file .doc và docx sẽ hiện thị số trang là 1 – nếu bạn chưa chỉnh sửa hoặc chưa mở nó lần nào. Nếu để trống có thể nó không phải file Word hoặc file bị hỏng.
d. Dùng PM 5, để list các file .pdf ra file excel và đợi!!!. Một số phần mềm nếu xuất ra file sẽ bị lỗi, có thể dùng cách copy tại giao diện PM và paste thẳng vào excell. Đa số các phần mềm list pdf page thường là bảng thương mại, các bản free chỉ giới hạn số lần sử dụng, thời gian sử dụng, hoặc một số phần mềm free thì giới hạn thông tin.
e. Lọc file pdf ở mục c, và d. để ghép số trang ở d, sang e.
f. Dùng các kĩ thuật excel mà bạn biết để so sánh xem giữa d và e có ghép đúng hay không.
g. Dùng PM 3, để tô màu các folder giống nhau.
h. Dùng tiếp các hàm excel, sử dụng bộ lọc và conditional formating nếu bạn cần.